第一条 为搞好公司档案工作，使档案工作制度化、规范化，以不断地提高档案工作的管理水平，更好地为学校和后勤工作服务，根据《中华人民共和国档案法》规定，参照《浙江工商大学档案管理办法》的要求，结合公司档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的档案，主要包括公司及各部门在从事各项工作及活动中直接形成的，对学校和公司有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录。
第三条 档案工作作为公司各项工作的一个组成部分，是提高工作效率和工作质量的重要条件之一，是记载公司历史真实全貌的一项重要工作。根据学校要求，要把档案工作纳入公司年度工作计划和管理制度，纳入各部门议事日程，纳入有关人员的岗位职责范围。
第四条 公司档案工作由办公室负责管理，受学校档案室的业务指导、监督和检查。各部门在工作活动中形成的全部档案，均由公司办公室对其实行实体或信息（目录、数据等）的集中统一管理，所有部门和个人依法均负有保护档案的义务。
第五条 公司下属四大中心（即饮服中心、公寓管理中心、物业管理中心、教工路后勤服务中心）及直属部门必须有一名负责人分管档案工作，并设立兼职档案员一名，负责本部门档案收集、整理和归档工作，协助办公室做好后勤档案管理工作。
第二章 文件材料的归档、移交和接收
第六条 凡在公司各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料，均由四大中心及直属部门兼职档案管理员按照《浙江华越教育发展有限公司档案归档范围及保管期限规定》，将本部门产生的文件材料收集齐全，做好文件材料的分类、排列及标题拟制工作，填写移交清单目录，定期向公司办公室移交归档。
第七条 各部门在工作中产生的具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案，应认真整理，确保电子文件信息数据的安全、齐全，及时向公司办公室移交归档。
第八条 归档范围：按《浙江华越教育发展有限公司档案归档范围及保管期限规定》执行。
第九条 归档要求（参照《浙江工商大学档案管理办法》执行）：
一、归档的文件材料应齐全完整，如报告与批复，主见与附件，正本与定稿等应齐全；文件内容应真实准确可靠。归档的声像档案，（照片、录像带、光盘等）应做好文字说明工作，包括拍摄时间、地点、所反映的事件和人物，拍摄人姓名等。
二、归档文件材料纸质优良、用纸规范、字迹清楚、耐久。禁用圆珠笔、红墨水、铅笔书写和修改。
三、归档时间：
1、公司各部门基本实行按年度归档，在次年三月底以前向办公室移交，交接双方根据移交清单目录清点核对，并履行签字手续。
2、每年十月，办公室档案管理员将对各部门当年上半年（1—6月）形成的文件材料的收集、整理情况按清单目录进行一次检查，如发现问题则通报部门负责人，并要求部门兼职管理员及时纠正。
3、项目维修改造合同、竣工图等材料，在项目完成验收后两个月内归档。
4、会计档案在形成档案后第三年6月30日前归档，或由财务部自我保存。
四、归档份数
1、学校、公司印发的正式文件一式二份，并附上定稿、领导签发稿；电子档案一式三份。
2、其他文件材料原件一式一份。
第三章 档案的管理
第十条 档案存放地力求做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫等。
第十一条 公司办公室将定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。
第十二条 对重要的档案材料，可根据需要和可能保存复印件，以保证重要档案的安全和方便利用。
第十三条 对声像档案和电子载体档案等特殊档案的保管，应按国家及学校有关的档案管理办法执行。
第十四条 公司办公室应按规定对档案的接收、移交、保管等情况进行统计，并按期移交校档案室归档。
第十九条 公司办公室所保管的档案是现行档案，主要为后勤工作服务，不属于开放范围。办公室应根据档案的机密程度，确定不同的利用范围；对外提供利用需公司主管领导批准。
第二十条 在校档案室的业务指导下，做好档案的鉴定工作。对已满保管期限、需要销毁的档案，要严格按照《浙江工商大学档案鉴定销毁制度》和有关程序执行。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 公司将根据各部门兼职档案员的工作情况，对成绩突出者给予奖励。对违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定予以处罚。
第七章 附 则
第二十二条 本办法未尽事宜参照《浙江工商大学档案管理办法》执行。
第二十三条 本办法自颁发之日起执行，由公司办公室负责解释。
二○一一年十二月六
